個人情報の取扱いに関する基本方針

1．基本方針

株式会社 JR 東日本スマートロジスティクス（以下「当社」という。）は、個人情報（生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。）の保護に関する法令等及び社内規程を遵守し、当社で取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に廃棄することで、個人情報を保護します。 

2．組織活動

1. 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
2. 個人情報の取扱いに関する社内規程を制定し、これを遵守します。 
3. 個人情報が適正に取り扱われているかどうか、定期的にチェックを行い、問題がある場合には改善します。 
4. 当社グループ会社、取引のある団体・個人等に対して、社内規程の目的達成のための協力を要請します。 
5. 本基本方針は、当社のウェブサイト（URL：http://www.jre-sl.co.jp）に掲載することなどにより、いつでも閲覧可能な状態とします。 

3．個人情報の取扱いについて 

当社は、個人情報について、法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の通り取り扱うものとします 

1. 社内体制の整備
   当社は、個人情報ごとに管理者を配置し、適正な管理を行います。
2. 個人情報の取得
   当社は、個人情報の取得にあたって、その利用目的を明らかにして、適正な方法で取得します。
3. 個人情報の利用 
   当社は、個人情報の利用にあたって、個人情報保護の重要性を強く認識し、その利用目的の範囲内で適正に利用します。
4. 個人情報の適正な管理 
   当社は、個人情報の管理にあたって、必要な安全対策を実施します。
5. 本人の権利の尊重
   当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、その情報に関して、開示、訂正、利用停止等を求められたとき　は、合理的な期間、法令等で定められた範囲内で対応します。
6. 個人情報の取扱いの継続的な改善
   当社は、個人情報の取扱いにあたって、継続的にその改善に努めます。

2023 年 7 月
株式会社 JR 東日本スマートロジスティクス
（※ 本基本方針における個人情報は、特定個人情報を含みます。）

個人情報の取扱いの具体的な事項

株式会社 JR 東日本スマートロジスティクス（東京都墨田区江東橋 3 丁目 13－1、代表者代表取締役 市原 康史 以下、「当社」という。）は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は「個人情報の取扱いに関する基本方針」のほか、以下のとおり取り扱います。 

1．個人情報の利用目的

当社が取得した個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。 

1. お客さまから取得した個人情報の利用目的
   • 商品・サービスの提供を含む契約の締結及び履行、契約後の管理並びに提供した商品・サービスのアフターサービスの実施のため
   • 商品・サービスの提供に必要な連絡のため（宅配業者等へ商品等の発送を依頼する場合を含みます。）
   • 商品・サービスに関する情報及びその他当社の事業活動に関する情報の案内のため（当社の Web サイト等から取得した会員等の個人情報については、以下の利用を含みます。① 当該 web サイト等の利用・閲覧状況を分析し、 Web サイト等のサービスの内容改善による利便性の向上及び当該会員に対して興味・関心度の高い情報を適切なタイミングで提供するために利用します。② 当該会員の属性情報を、広告サービス配信事業者に対して、個人を特定できない状態で提供し、当該会員に対して興味・関心度の高い情報を提供するために利用します。）
   • 新商品・新サービス及びこれらを提供するソフトウェア、システム、設備、機器等の検討及び開発のため
   • 商品・サービスに関する運賃・料金の請求収納及び債権保全のため（信販会社等へクレジットカード等による支払い手続きを依頼する場合を含みます。）
   • 市場調査その他の調査研究のため
   • 経営分析のため
   • 懸賞、キャンペーン等の実施のため
   • 取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため
   • CSR（企業の社会的責任）に関する活動のため
   • お客さまからのお問合せやご意見の受付及び回答のため
   • お客さま及び従業員のセキュリティの確保のため
   • セキュリティの確保にかかるソフトウェア、システム、設備、機器等の検討及び開発のため
   • 施設、設備及び機器の保守管理並びにその利用状況の管理のため
     （注 1）詳しくは会社概要をご覧ください。
2. 株主さまから取得した個人情報の利用目的
   • 法令に基づく権利の行使、義務の履行のため
   • 当社事業の理解、当社との円滑な関係に資する各種施策を実施するため
   • 法令に基づく所定の基準によるデータの作成等、データ集積及び統計処理のため
3. 社員、採用応募者及び退職者並びにその家族等から取得した個人情報の利用目的
   • 採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため
   • 雇用管理（出向・転籍を含みます。）に関する業務のため 
   • 給与等の支払いに関する業務のため
   • 福利厚生等に関する業務のため
   • 健康管理等に関する業務のため
   • 退職後の諸手続きのため
   • 法令上必要な諸手続き及び連絡等のため
   • その他、業務上必要な諸手続き及び連絡等のため 
4. 特定個人情報の利用目的
   • 健康保険及び雇用保険等に関する事務のため
   • 厚生年金及び国民年金等に関する事務のため
   • 給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため
   • 源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため
   • 社員持株会、社員預金、財形貯蓄、企業年金等に関する事務のため
   • 法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため
   • その他、番号法等に定める事務のため

2．個人情報の第三者提供

1. 当社は、前項に記載した個人情報の利用目的に該当する場合又は次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。
   • 法令に基づく場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき 
   • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき 
   • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき 
2. 前号にかかわらず、当社は、前項に記載した特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

3．個人情報の共同利用

当社は、以下に掲げるとおり個人データの共同利用を行います。 

1. 共同利用する個人データの項目 
   • 氏名、生年月日、性別、住所、郵便番号、電話番号、電子メールアドレス等、会員が会員登録時または利用後に届けた事項 
   • 会員登録日、会員番号等、会員と本サービス提供者の契約に関する事項 
   • 会員の本サービス専用 Web サイトや電話等での問合せ等により本サービス提供者が知り得た情報（通話内容を含む） 
   • 会員による本サービスの利用状況に関する情報 
   • 本サービス専用 Web サイト等を利用・閲覧した場合の、閲覧したページ、広告の履歴、閲覧時間、閲覧方法、端末の利用環境、クッキー情報、IP アドレス、位置情報、端末の固体識別番号等の情報 
2. 共同利用者の範囲 
   株式会社 JR 東日本スマートロジスティクス、株式会社ジェイアール東日本物流 
3. 利用目的
   • 本サービスの利用状況に基づく市場調査、商品開発、サービス改善を行うため。 
   • 本サービス提供者が営む、または今後展開する各種事業における商品、特典、サービスに関する宣伝物等の送付及びそれに付随する営業案内を行うため。 
   • 会員への取引上必要な連絡及び取引内容の確認を行うため。
   • 会員に対して、本サービスの内容改善や会員が興味・関心度の高い情報を適切なタイミングで提供するため。
4. 個人データの管理についての責任を有する者の名称

   株式会社 JR 東日本スマートロジスティクス

4．個人情報の安全管理のために講じた措置

当社は、個人情報を安全に管理するための措置として、以下に示した項目等を実施します。なお、以下の内容はあくまで例示であり、個別の個人情報によって実施する安全管理のための具体的措置が、異なる場合があります。 

1. 基本方針の策定
   個人情報の適正な取扱いのために「個人情報の取扱いに関する基本方針」を策定し、公表します。 
2. 個人データ等の取扱いに係る規律の整備
   適正な取得・保管・利用・管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規程を策定します。 
3. 組織的安全管理措置
   個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員及びを明確化し、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合（兆候を把握した場合を含む）の責任者への連絡体制を整備します。 
4. 人的安全管理措置
   従業員に個人情報の取扱いに関する留意事項等について、定期的に教育訓練を実施するとともに、個人情報に関する秘密保持に関する事項を社内規程に記載します。 
5. 物理的安全管理措置
   個人情報の廃棄又は削除にあたっては、裁断、溶解又は物理的な破壊等、復元が困難な方法で処理します。 
6. 技術的安全管理措置
   個人データを保管又は社外へ移送する場合は、暗号化、パスワード設定等の必要な漏えい防止のための措置を行います。
7. 外的環境の把握
   個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人データの安全管理を安全に管理するための必要かつ適切な措置を行います。 
8. 従業員の監督
   従業員による個人データの取扱状況を把握するために、年 1 回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規程等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。 
9. 委託先の監督
   委託先による個人データの取扱状況を把握するために、年 1 回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます。 

5．個人情報の開示等の手続き

当社が保有する個人情報及び第三者提供記録について、個人情報及び第三者提供記録の本人が開示等を希望される場合、当社は、必要な本人確認手続き等を行った上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。なお、利用の停止又は消去に伴い、サービスの提供ができなくなることがあります。また、関係法令に基づき保有する個人情報については、利用の停止又は消去の請求に応じられない場合があります。開示等を請求される場合は、当社お問い合わせ窓口まで電子メールによりお申し込みください。 

6．お問合せ等窓口

当社が取得した個人情報の取扱いに関するご意見及びお問合せ等については、「お問い合わせ窓口」まで、メールによりご連絡ください。この方法以外（当社に直接お越しいただいた場合も含みます。）によるお問合せ等には応じられませんので、ご了承ください。 （現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。）

［お問い合わせ窓口］  お問い合わせフォーム